Privacy Policy

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 22 februari 2026

1. Inleiding

SIMILIA LTD (“wij”, “onze”, of “ons”) doet er alles aan om uw privacy te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u onze website en applicatie op https://www.similia.io/ gebruikt.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonlijke informatie die in dit beleid wordt beschreven. Als u vragen heeft over dit privacybeleid of onze werkwijze, neem dan contact met ons op via info@similia.io.

2. Informatie die we verzamelen

Persoonlijke informatie: We verzamelen informatie die u identificeert, betrekking heeft op u, of redelijkerwijs aan u gekoppeld kan worden, waaronder:

• E-mailadres
• Accountgegevens
• Weergavenaam (indien verstrekt)

Gebruiksgegevens: We verzamelen automatisch informatie over uw interacties met onze applicatie, waaronder:

• Log- en gebruiksgegevens (IP-adres, browsertype, verwijzende/exit pagina's)
• Apparaatinformatie (apparaattype, besturingssysteem)
• Gegevens over casussen en repertorisaties
• Gegevens over functiegebruik en interactie

Apparaat-fingerprintgegevens: We verzamelen apparaatspecifieke informatie, waaronder browsertype, schermresolutie, hardwarespecificaties (zoals CPU-kernen en apparaatgeheugen), tijdzone en andere technische identificatiemiddelen. Deze gegevens worden gebruikt om ongeoorloofd delen van accounts te detecteren en de beveiliging te verbeteren.

Spraak- en audiogegevens: Wanneer u onze Live Audio-functie gebruikt, worden uw spraakopnamen verzonden naar en verwerkt door onze spraak-naar-tekst serviceprovider (Deepgram) om uw gesproken symptomen om te zetten in tekst. Audiogegevens worden in realtime verwerkt en worden niet bewaard door de serviceprovider. We hebben een getekende Business Associate Agreement (BAA) met Deepgram die HIPAA-conforme verwerking met nul gegevensretentie garandeert.

AI-verwerkte inhoud: Wanneer u onze door AI aangedreven functies gebruikt (zoals notitie-analyse, beeldanalyse, visuele symptoomaudio-extractie of semantisch zoeken), wordt uw inhoud verzonden naar en verwerkt door kunstmatige intelligentiediensten van derden, waaronder OpenAI en Google. We hebben Business Associate Agreements (BAA's) getekend met OpenAI en Deepgram, die een HIPAA-conforme verwerking met nul gegevensretentie garanderen. Deze verwerking is noodzakelijk om deze functies te kunnen aanbieden.

3. Juridische basis voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming: Voor bepaalde gegevensverwerkingsactiviteiten vertrouwen wij op uw uitdrukkelijke toestemming.
• Contractuele noodzaak: Om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen, inclusief het leveren van onze diensten.
• Gerechtvaardigde belangen: Om onze legitieme zakelijke belangen na te streven, zoals het verbeteren van onze diensten en het waarborgen van de veiligheid.
• Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Hoe we uw informatie gebruiken

We gebruiken uw informatie voor de volgende doeleinden:

• Om onze diensten te leveren en te onderhouden
• Om uw ervaring te personaliseren
• Om met u te communiceren over uw account of onze diensten
• Om onze applicatie te verbeteren
• Ter bescherming tegen frauduleuze of illegale activiteiten
• Om betalingen te verwerken en abonnementen te beheren
• Om marketingcommunicatie te verzenden (met uw toestemming)
• Om klantondersteuning te bieden

5. Cookies en soortgelijke technologieën

We gebruiken cookies en soortgelijke volgtechnologieën om de activiteit op onze applicatie te volgen en bepaalde informatie vast te leggen. U kunt uw browser opdracht geven om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden.

We gebruiken de volgende cookies en volgtechnologieën:

• Sessiecookies: We gebruiken een sessiecookie (__session) voor authenticatiedoeleinden, die na 14 dagen verloopt.
• Mixpanel: Voor server-side analytics en het bijhouden van functiegebruik om ons te helpen problemen op te lossen en onze service te verbeteren. Mixpanel wordt volledig server-side verwerkt (geen client-side cookies of localStorage), gebruikt gepseudonimiseerde gebruikersidentificaties en gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie. Tracking is alleen actief voor gebruikers die onze AVG-toestemming hebben geaccepteerd. Er worden nooit gezondheidsgegevens of patiëntgegevens naar Mixpanel verzonden.
• Google Tag Manager: Voor het beheren en implementeren van marketing- en analytics-tags.
• Sentry: Voor foutopsporing en applicatiemonitoring.
• Vercel Analytics: Voor prestatiebewaking en analyse.
• Rewardful: Voor affiliate- en referraltracking, waarbij een verwijzingscookie wordt gebruikt om verwijzingsbronnen bij te houden.

Sommige van deze diensten kunnen gebruikerssessies registreren, inclusief muisbewegingen, klikken en scrollgedrag, om ons te helpen de gebruikerservaring te begrijpen en onze applicatie te verbeteren.

6. Delen en openbaarmaking van gegevens

We kunnen uw informatie delen met de volgende categorieën serviceproviders:

Aanbieders van analytics en monitoring:

• Mixpanel (analytics voor functiegebruik aan de serverzijde, gehost in de EU)
• Google Tag Manager (tagbeheer)
• Sentry (foutopsporing en monitoring)
• Vercel Analytics (prestatiebewaking)

Aanbieders van AI- en machine learning-diensten:

• OpenAI (notitie-analyse, beeldanalyse, symptoomextractie — BAA getekend, nul gegevensretentie)
• Google Generative AI (semantisch zoeken en embeddings)
• Deepgram (spraak-naar-tekst transcriptie — BAA getekend, nul gegevensretentie)
• Pinecone (vector database voor semantisch zoeken)

Betalingsverwerkers:

• Stripe (abonnement- en betalingsverwerking)

Communicatie- en marketingdiensten:

• Brevo/Sendinblue (e-mailmarketing en transactionele e-mails)
• EmailJS (transactionele e-mails voor het delen van casussen)
• Crisp (chat klantondersteuning)

Infrastructuur en hosting:

• Firebase (authenticatie en database)
• Vercel (hosting en serverloze functies)
• Upstash Redis (caching)

Overige diensten:

• Rewardful (affiliate- en referraltracking)
• Featurebase (verzamelen van productfeedback)

Wettelijke autoriteiten: Wanneer dit wettelijk vereist is of om onze rechten te beschermen.

7. Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw persoonlijke informatie alleen zolang als nodig is voor de doeleinden uiteengezet in dit privacybeleid. Wij zullen uw informatie bewaren en gebruiken voor zover dat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen en onze beleidsregels af te dwingen.

Uw gegevens worden onmiddellijk verwijderd nadat u uw account heeft verwijderd.

8. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze omvatten standaard beveiligingsmaatregelen in de sector, zoals:

• Gegevensversleuteling
• Veilige authenticatieprocedures
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

9. Internationale gegevensoverdracht

Uw persoonsgegevens kunnen buiten uw rechtsgebied worden verwerkt vanwege ons gebruik van clouddiensten en externe providers. Deze providers kunnen uw gegevens opslaan of verwerken in de Europese Unie, de Verenigde Staten of andere regio's waar zij faciliteiten hebben.

Specifiek kunnen uw gegevens worden overgedragen naar de Verenigde Staten voor verwerking door:

• OpenAI (AI-verwerking)
• Stripe (betalingsverwerking)
• Deepgram (spraaktranscriptie)
• Pinecone (vectorzoeken)

Bij het internationaal overdragen van gegevens zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of andere wettelijk geldige mechanismen om uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de AVG-vereisten.

10. Uw rechten

Onder de AVG en soortgelijke regelgeving inzake gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: Verzoek om een kopie van uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie: Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering: Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: Verzoek om beperking van de verwerking van uw gegevens.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Verzoek om overdracht van uw gegevens in een gestructureerd formaat.
• Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht om toestemming in te trekken: Trek uw toestemming op elk gewenst moment in.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@similia.io. U kunt uw gegevens ook rechtstreeks inzien, downloaden of verwijderen via de pagina Instellingen in uw gebruikersprofiel.

11. Privacy van kinderen

Onze applicatie is niet bedoeld voor gebruik door kinderen onder de 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonlijk identificeerbare informatie van kinderen onder de 16. Als u een ouder of voogd bent en denkt dat uw kind ons persoonlijke informatie heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen door het nieuwe privacybeleid op deze pagina te plaatsen en de datum “Laatst bijgewerkt” bij te werken. Bekijk dit privacybeleid regelmatig op eventuele wijzigingen.

13. Neem contact met ons op

Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid of onze werkwijze met betrekking tot gegevens, neem dan contact met ons op via:

SIMILIA LTD
71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londen, Verenigd Koninkrijk, WC2H 9JQ
info@similia.io

14. Autoriteit Persoonsgegevens

Als u zich in de Europese Economische Ruimte bevindt en van mening bent dat wij uw persoonlijke informatie onrechtmatig verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.